Funcionarios Públicos Habilitados COMUNIDAD MADRID

DECRETO 1/2021, de 13 de enero, del Consejo de Gobierno, por el que se crea el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid y se aprueba su Reglamento de Organización, Régimen Jurídico y Funcionamiento, para la asistencia a los interesados en el uso de medios electrónicos.

I
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece en su artículo 13.b) que las personas tienen derecho a ser asistidas en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas, disponiendo en su artículo 12.2, párrafo primero, la obligación a dichas Administraciones de garantizar que los interesados puedan relacionarse con ellas a través de medios electrónicos, para lo que habrán de poner a su disposición los canales de acceso necesarios, así como sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen, de tal manera que, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, el párrafo segundo de este último precepto prevé la asistencia de los funcionarios públicos habilitados para realizar la identificación o firma electrónica de aquellos en el procedimiento administrativo mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estén dotados estos funcionarios públicos.
Por su parte, el artículo 14 señala que las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, a excepción de los colectivos que el propio texto legal determina que habrán de relacionarse electrónicamente con aquellas, sin perjuicio de que pueda extenderse tal obligación reglamentariamente a otros colectivos según lo establecido en el apartado 3 del precepto señalado, así como en el artículo 16.5 de esta misma Ley.
De este modo, el citado texto legal no solo consolida el escenario iniciado por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, derogada por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, en cuanto a posibilitar a los mismos dicho acceso, sino que, consciente de la sociedad cada vez más digitalizada en la que nos encontramos, da un paso más en la apuesta por la transformación y modernización de la Administración, asignando a la misma un papel fundamental a la hora de garantizar este derecho a todos los ciudadanos.
Por ello, en este contexto, a fin de facilitar dichos medios a los ciudadanos y garantizar su acceso a los servicios públicos, así como la realización de actuaciones y trámites procedimentales de su interés, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, dispone el mandato para las Administraciones Públicas de asistir, a través de los funcionarios que serán habilitados a tal efecto, a todos aquellos ciudadanos que soliciten y, en su caso, consientan, de forma expresa, ser asistidos por los mismos, para que suplan la carencia de medios electrónicos que padecen, haciendo uso de las firmas electrónicas con las que la Administración dota a estos últimos.
Para poder acometer estos servicios de asistencia, el citado texto legal ordena en sus artículos 12.3 y 27.1 la creación de los correspondientes registros o sistemas equivalentes y permanentemente actualizados, donde serán inscritos los funcionarios habilitados para la identificación o firma electrónica, así como para la expedición de copias auténticas, respectivamente, permitiendo la constitución de un único registro en el que consten estos funcionarios públicos, sin existir impedimento alguno a que un mismo funcionario tenga reconocida la habilitación para prestar las asistencias derivadas de ambas funciones.
Igualmente, la citada Ley dispone que en dicho registro deben constar, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registro, en consideración a su experiencia en la atención presencial a los ciudadanos y a su cualificación en el desempeño de sus funciones, si bien con una diferente proyección competencial en la estructura administrativa cuando la asistencia se preste por funcionario habilitado.
Así, las tareas asociadas a la actividad de registro no requieren de una distribución por ámbitos competenciales de las consejerías, organismos o entes a los que vayan referidos los trámites y procedimientos que sean de interés de los ciudadanos, permitiendo, por ello, que sean atendidos y presenten los escritos que quieran dirigir a la Administración en cualquier oficina indistintamente.
En cambio, con los servicios de asistencia que ahora se integran en las tareas ordinarias y habituales de estos funcionarios habilitados, se logra un avance significativo en una doble vertiente. Por un lado, se da un paso más acercando la tramitación electrónica a quienes, de otro modo, solo podrían relacionarse mediante papel con la Administración, logrando reducir la brecha tecnológica que, de no contar con esa ayuda, podría situarles en una posición desigual respecto del resto de la población que posee estos medios y los utiliza de forma autónoma.
Asimismo, frente al carácter generalista que caracteriza a la actividad registral, al tratarse de un acto instrumental de entrega documental que, por ello, puede ser realizado en cualquier oficina a través del proceso automatizado de digitalización correspondiente, los servicios de asistencia por funcionario habilitado se encuentran estrechamente vinculados al ámbito material específico y propio de cada consejería, organismo o ente que tiene atribuidas competencias en la gestión o trámite sobre el que versa la asistencia que solicita el interesado, de ahí que se haya de circunscribir la prestación del servicio de asistencia al de los respectivos ámbitos competenciales, a excepción del tratamiento específico aplicable a la asistencia relativa a la obtención de copias auténticas, en virtud de lo dispuesto en el artículo 27, apartados 1 y 4, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Por este mismo motivo, si bien con carácter general, los funcionarios públicos adscritos a las oficinas de asistencia en materia de registro serán inscritos en el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados, ello no impide que pueda extenderse esa misma posibilidad a aquellos otros funcionarios que desempeñen sus funciones en unidades administrativas distintas que así lo requieran, ya sea por motivos organizativos o de eficacia procedimental que lo aconsejen, y a fin de ofrecer a los ciudadanos no solo una mayor diversidad geográfica derivada de la distinta localización de cada una de ellas, sino, igualmente, para proporcionarles una asistencia personalizada con la máxima eficacia en su gestión, al ser atendidos por el personal funcionario que, por el ámbito de la consejería, organismo o ente al que se encuentra adscrito, dispone de un conocimiento más cercano y detallado de los procedimientos, servicios y trámites de los respectivos ámbitos competenciales.
II
El Decreto se formula dentro del ámbito de competencias de la Comunidad de Madrid, dado que el artículo 26.1.1 del Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid atribuye a esta la competencia exclusiva en materia de organización, régimen y funcionamiento de sus instituciones de autogobierno. Por su parte, el apartado 1.3 del citado artículo le otorga competencia exclusiva en materia de procedimiento administrativo derivado de las especialidades de la organización propia. A su vez, el artículo 27.2 dispone que en el marco de la legislación básica del Estado y, en su caso, en los términos que la misma establezca, corresponde a la Comunidad de Madrid el desarrollo legislativo, la potestad reglamentaria y la ejecución en materia de «régimen jurídico y sistema de responsabilidad de la Administración pública de la Comunidad de Madrid y los entes públicos dependientes de ella, así como el régimen estatutario de sus funcionarios».
Dentro del contexto descrito, el presente Decreto constituye el instrumento normativo por el que se da debido cumplimiento al mandato contenido en los artículos 12.3 y 27.1 de la Ley 39/2015, 1 de octubre. La inexistencia de los registros contemplados en dichos preceptos, y la posibilidad de agrupar ambos en uno solo, hace necesaria, por tanto, la creación de un Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid, regulando el régimen de habilitaciones que podrán conferirse a los mismos para asistir a los interesados que carezcan de medios electrónicos suficientes en todas aquellas actuaciones y trámites que requieran de su identificación y firma electrónica, y todo ello con las debidas garantías de seguridad jurídica y transparencia en el servicio que se preste.
El presente Decreto se estructura en dos artículos, tres disposiciones adicionales, una disposición transitoria, una disposición derogatoria y dos disposiciones finales, y se incluye a continuación el reglamento de organización, régimen jurídico y funcionamiento del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid para la asistencia a los interesados en el uso de medios electrónicos.
El artículo 1 se refiere a la creación del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid.
El artículo 2 dispone la aprobación del Reglamento de Organización, Régimen Jurídico y Funcionamiento del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid para la asistencia a los interesados en el uso de medios electrónicos.
En cuanto a las disposiciones adicionales que contiene este Decreto, la primera de ellas señala el órgano competente para realizar las tareas de actualización y adaptación de cualquier formulario que hubiera de elaborarse y que estuviera relacionado con el funcionamiento y gestión del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados y las habilitaciones para el posterior servicio de asistencia que trajera causa del mismo, o para modificar, en su caso, el que figura como anexo del presente Decreto.
Por su parte, la disposición adicional segunda habilita al dictado de protocolos de actuación por el órgano competente, en caso de que fuera necesario articular estos mecanismos de organización interna y de gestión diaria, contemplándose en la disposición adicional tercera el tratamiento específico que ha de recibir el servicio de asistencia para los apoderamientos apud acta.
Respecto de la disposición transitoria única, esta concreta las aplicaciones informáticas que, dentro de la estructura interna de la Administración autonómica, y con independencia del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados y la interoperabilidad que ha de garantizarse en este último, darán soporte a los servicios de asistencia, contemplando la futura implantación de un único sistema informático para la totalidad de los servicios que vaya a prestarse bajo esta modalidad de atención.
En cuanto a la disposición derogatoria única, contempla, por un lado, la pérdida de vigencia de las normas de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a lo dispuesto en el presente Decreto y, por otro, la derogación expresa y concreta de determinados preceptos que se explicitan.
Por último, la disposición final primera habilita al posterior desarrollo de las disposiciones contenidas en el presente Decreto a la consejería competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano, mientras que, por su parte, la disposición final segunda señala como fecha de entrada en vigor del presente Decreto el día 2 de abril de 2021.
Por su parte, el reglamento aprobado en el artículo 2 del Decreto consta de cinco títulos.
En el título preliminar se reflejan las disposiciones generales de la norma, determinándose su objeto y ámbito de aplicación.
El título I recoge el contenido y las características que ha de reunir el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid, debiendo garantizarse la interoperabilidad interna y externa del mismo y el correcto tratamiento de los datos personales que contenga, así como las condiciones que deben reunir los funcionarios que sean dados de alta en dicho registro.
El título II, por su parte, regula las distintas modalidades de habilitación existentes en función del ámbito de actuación que comprende cada una de ellas, con especial mención a las peculiaridades que, a estos efectos y a la vista del carácter transversal de sus competencias, afecta a la Oficina de Atención al Ciudadano de la Comunidad de Madrid.
El título III, una vez definido y detallado en los títulos anteriores el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados y las habilitaciones otorgadas al personal inscrito en el mismo, desciende a un mayor nivel de concreción, indicando los servicios en los que tiene cabida la asistencia señalada, y deteniéndose en aquellos que requieren de alguna precisión, bien sea por peculiaridades intrínsecas a su propia naturaleza, o bien por ciertos condicionantes normativos que así lo demanden, disponiéndose a nivel organizativo, para todos ellos, el sistema de cita previa para la lógica ordenación de la atención y en aras a garantizar la debida confidencialidad y privacidad en los datos que hayan de facilitar los interesados al ser asistidos.
El título IV recoge el procedimiento interno a seguir para formalizar la inscripción en el registro y conferir las posteriores habilitaciones, destacando la importancia de publicitar los servicios que pueden prestarse por el funcionario habilitado, a fin de garantizar su máxima difusión y conocimiento por la ciudadanía, y la exigencia de mantener esta información permanentemente actualizada.
III
El presente Decreto se adecúa a los principios de buena regulación previstos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, siendo estos los de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia.
La necesidad se justifica en efectuar el correspondiente desarrollo normativo de los mandatos contenidos en la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, a fin de suprimir las barreras en el acceso a los medios electrónicos que pudieran encontrarse los ciudadanos en sus relaciones con la Administración autonómica y, muy especialmente, para la realización de las actuaciones y trámites que requieran de la identificación y firma electrónica de los mismos.
Por su parte, el principio de eficacia se concreta en el efecto directo que el Decreto tiene sobre el servicio público que ha de prestarse al ciudadano, al que se suman los principios de proporcionalidad y eficiencia, al contener este texto normativo las medidas adecuadas e imprescindibles para conseguir el objetivo que se pretende, que no es otro que garantizar el ejercicio del derecho de los interesados a ser asistidos en la gestión de aquellos trámites y gestiones de su interés, que deban realizarse por medios electrónicos de los que carecen y que, de este modo, se ponen a su plena disposición.
La seguridad jurídica queda, asimismo, salvaguardada dada la coherencia completa del contenido de esta norma con el conjunto del ordenamiento jurídico y, en particular, con la regulación legal que es objeto de desarrollo.
Por último, y en cuanto al principio de transparencia, se ha posibilitado la participación activa de los potenciales destinatarios de esta norma mediante el trámite de audiencia e información pública.
Asimismo, el presente Decreto ha sido tramitado conforme al procedimiento previsto por la normativa vigente, habiendo consultado a las secretarías generales técnicas de todas las consejerías, y solicitado informe a la Dirección General de Presupuestos y a la Dirección General de Recursos Humanos, adscritas ambas a la Consejería de Hacienda y Función Pública.
Igualmente, se han recabado los informes preceptivos correspondientes a su carácter normativo, concretamente los de impacto de género, impacto en la infancia, la adolescencia y la familia, impacto por razón de orientación sexual, identidad o expresión de género, el informe de la oficina de calidad normativa, de la Dirección General de Función Pública y de la Abogacía General de la Comunidad de Madrid.
El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid es competente para dictar el presente Decreto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21.g) de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, del Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid.
En su virtud, a propuesta del Vicepresidente, Consejero de Deportes, Transparencia y Portavoz del Gobierno, de acuerdo con la Comisión Jurídica Asesora de la Comunidad de Madrid y previa deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión del día 13 de enero de 2021,
DISPONE
Artículo 1
Creación del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid
Se crea el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid.
Artículo 2
Reglamento de Organización, Régimen Jurídico y Funcionamiento del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid
Se aprueba el Reglamento de Organización, Régimen Jurídico y Funcionamiento del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados, para la asistencia a los interesados en el uso de medios electrónicos, que se inserta a continuación.
DISPOSICIÓN ADICIONAL PRIMERA
Formularios
Corresponde a la dirección general competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano, las tareas de actualización y adaptación del modelo contenido como anexo, así como de cualquier otro que, en su caso, resultara preciso y que estuviera directamente relacionado con el funcionamiento y gestión del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid y del régimen de habilitaciones derivados del mismo.
DISPOSICIÓN ADICIONAL SEGUNDA
Protocolos de actuación
La dirección general competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano dictará los protocolos de actuación que pudieran resultar oportunos para la organización más eficiente del funcionamiento del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid, de las habilitaciones conferidas al personal inscrito en el mismo y de los servicios de asistencia que hayan de prestar los funcionarios habilitados.
DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA
Apoderamiento apud acta
El servicio de asistencia para el apoderamiento apud acta mediante comparecencia personal del interesado en las oficinas de asistencia en materia de registro, se hará efectivo en los términos que vengan determinados por el registro de apoderamientos que resulte de aplicación en la Comunidad de Madrid.
DISPOSICIÓN TRANSITORIA ÚNICA
Desarrollos tecnológicos para la prestación de los servicios de asistencia
1. La puesta a disposición de los interesados de los servicios de asistencia contemplados en el artículo 10 del reglamento, se efectuará en las aplicaciones o sistemas informáticos que, para cada uno de los servicios, se encuentren operativos a la entrada en vigor del presente Decreto.
2. Sin perjuicio de lo anterior, la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid realizará, en el plazo máximo de seis meses a partir de la entrada en vigor de este Decreto, los desarrollos tecnológicos precisos para la implantación de un sistema informático, diferenciado del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados, en el que confluyan la totalidad de los servicios de asistencia que se presten a los interesados, y todo ello con objeto de garantizar la centralización de la información derivada de los referidos servicios de asistencia, así como a fin de disponer del necesario repositorio documental que proceda de los mismos.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA ÚNICA
Derogación normativa
1. Quedan derogadas todas las normas de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a lo dispuesto en el presente Decreto.
2. Quedan derogadas expresamente las siguientes disposiciones:
a) El artículo 25, apartados 3 y 7, del Decreto 21/2002, de 24 de enero, por el que se regula la atención al ciudadano en la Comunidad de Madrid.
b) El punto 2 del artículo único del Decreto 40/1993, de 4 de marzo, por el que se determinan los órganos de la Administración de la Comunidad de Madrid con competencias para autenticar documentos.
c) Criterio 4.3.c) del Decreto 85/2002, de 23 de mayo, por el que se regulan los sistemas de evaluación de la calidad de los servicios públicos y se aprueban los criterios de calidad de la actuación administrativa en la Comunidad de Madrid.
DISPOSICIÓN FINAL PRIMERA
Habilitación de desarrollo
Se autoriza al titular de la consejería competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano, para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo del presente Decreto.
DISPOSICIÓN FINAL SEGUNDA
Entrada en vigor
El presente Decreto entrará en vigor el día 2 de abril de 2021.
En Madrid, a 13 de enero de 2021.
El Vicepresidente, Consejero de Deportes, Transparencia y Portavoz del Gobierno, IGNACIO AGUADO CRESPO
La Presidenta, ISABEL DÍAZ AYUSO
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN, RÉGIMEN JURÍDICO Y FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS HABILITADOS, PARA LA ASISTENCIA A LOS INTERESADOS EN EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
TÍTULO PRELIMINAR
Disposiciones Generales
Artículo 1
Objeto
1. El presente reglamento tiene por objeto la regulación de la organización, régimen jurídico y funcionamiento del Registro de Funcionaros Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid, a los efectos previstos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
2. Este registro queda adscrito a la dirección general competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano.
3. El registro tiene carácter único para todos los órganos, organismos autónomos y entes públicos de la Administración de la Comunidad de Madrid incluidos en su ámbito de aplicación.
Artículo 2
Ámbito de aplicación
1. El presente reglamento será de aplicación al personal incluido en el Acuerdo Sectorial para personal funcionario de administración y servicios de la Administración de la Comunidad de Madrid, que sean objeto de inscripción en el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid y al régimen de las habilitaciones que, para asistir a los interesados, se confieran en base a tal condición.
Igualmente, resultará de aplicación a los órganos de las distintas consejerías y organismos autónomos y entes públicos dependientes de las mismas, que integran la Administración de la Comunidad de Madrid, en los términos dispuestos en el artículo 2.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
2. Las disposiciones contenidas en este reglamento resultan, asimismo, de aplicación a los interesados que, no estando obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración, y careciendo de medios electrónicos suficientes para comunicarse con ella, soliciten ser asistidos por un funcionario público habilitado a tal efecto, en los términos y condiciones que se especifican en este reglamento.
3. Quedan excluidos del ámbito de aplicación del presente reglamento, el resto de entidades que integran la Administración institucional del sector público de la Comunidad de Madrid.
TÍTULO I
El Registro de Funcionarios Públicos Habilitados
Artículo 3
Contenido del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados
1. En el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid deberán inscribirse, en todo caso, los siguientes datos obligatorios, en relación con cada uno de los funcionarios que estén inscritos en el mismo:
a) Nombre y apellidos.
b) Documento Nacional de Identidad (DNI), Número de Identidad de Extranjero (NIE) o Pasaporte.
c) Relación jurídica que vincula al empleado con la Administración y que ha de ser de carácter funcionarial.
d) Consejería, organismo autónomo o ente público dependientes de la misma, y órgano o unidad administrativa de adscripción.
e) Fecha de inscripción y alta en el registro.
f) Tipo de habilitación conferida.
g) Fecha de inicio de cada habilitación conferida.
h) Duración de la habilitación conferida para cada servicio de asistencia autorizada, señalando su carácter indefinido o temporal, indicando, en este último caso, la fecha de finalización de la habilitación.
i) Servicios de asistencia habilitados expresamente a cada funcionario y, en su caso, los que no le han sido habilitados por concurrir circunstancias concretas en el mismo que así lo requieran.
j) Fecha de baja en el registro y motivo que ocasiona la misma.
k) Suspensión de la inscripción en el registro, cuando proceda, consignándose la fecha de inicio y, en su caso, fin de la misma, así como el motivo que ocasiona dicha suspensión.
2. El acceso al contenido de este registro se realizará, en todo caso, por medios electrónicos y en los términos dispuestos en el artículo 15, garantizándose a cada una de las consejerías la comprobación, de forma automática y en tiempo real, de los funcionarios que se encuentran habilitados en sus respectivos ámbitos competenciales, incluidos los que se hallen adscritos a los organismos y entes dependientes de las mismas.
Igualmente, se asegurará la trazabilidad de toda actuación que se realice en la aplicación que dé soporte a este registro.
3. Los funcionarios inscritos en el registro tendrán libre acceso al contenido de los datos que afecten a su situación en el mismo, a las habilitaciones conferidas y a los términos en los que se han otorgado estas.
4. La información contenida en el registro se custodiará en los términos que establezca la legislación aplicable.
Artículo 4
Interoperabilidad del Registro
1. La Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid realizará las integraciones o interconexiones precisas del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid con aquellas otras aplicaciones de la Administración autonómica que sean necesarias para facilitar el acceso a la información que obre en las mismas y garantizar el correcto funcionamiento de aquel, así como su permanente actualización.
A estos efectos, las consejerías, organismos o entes que, en su caso, fueran responsables funcionales de estas aplicaciones informáticas deberán colaborar, en todo caso, en las actuaciones que deban realizarse para la finalidad indicada.
2. Asimismo, este registro será plenamente interoperable con aquellos de su misma naturaleza que correspondan al resto de Administraciones Públicas, garantizándose la interconexión con los mismos.
Artículo 5
Condiciones para la inscripción en el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados
1. Únicamente podrá ser inscrito en este registro el personal funcionario de la Comunidad de Madrid que, en el momento de solicitarse el alta, se encuentre en situación de servicio activo y de prestación efectiva de funciones en dicha Administración, debiendo mantener ambos requisitos mientras permanezca inscrito en el mismo.
A estos efectos, se entiende por prestación efectiva de funciones el desempeño ordinario y habitual de las funciones propias del puesto de trabajo dentro de la jornada correspondiente, incluidos los descansos, vacaciones, permisos y la situación de incapacidad temporal de corta duración, que no conlleven una interrupción excepcional o con vocación de permanencia en la prestación efectiva de dichas funciones.
Por su parte, respecto de los funcionarios públicos que, estando ya inscritos, incumplieran alguno de los requisitos descritos por ser declarados en situación administrativa distinta del servicio activo o, aun manteniendo dicha situación, porque dejaran de prestar servicios efectivos en la Administración autonómica, deberá procederse a su baja inmediata en el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados.
En todo caso, se dará de baja en el registro al funcionario público que se incorpore a un puesto de trabajo de la misma consejería en el que no haya de mantener su condición de habilitado o cuando el puesto al que se incorpore se encuentre adscrito a otra consejería.
El resto de situaciones o circunstancias no incluidas en los casos anteriores que afectaran al funcionario habilitado, y que pudieran ocasionar una interrupción temporal en la prestación de sus servicios, será objeto de suspensión en el registro.
A los efectos descritos, la consejería a la que se halle adscrito dicho personal deberá instar la baja o suspensión en el registro del funcionario de que se trate, dirigiendo a través de la aplicación informática que da soporte al mismo y conforme al procedimiento establecido en el artículo 15, la oportuna comunicación a la dirección general a la que está adscrito el citado registro, para que proceda a cursar dicha baja o suspensión, según los casos.
2. Los funcionarios públicos inscritos en este registro deberá disponer, en todo caso, de certificado electrónico de empleado público de la Comunidad de Madrid, sin perjuicio de que el mismo pueda optar por la utilización del DNI/NIE electrónico o cualquier otro sistema que, a estos mismos efectos, pudiera habilitarse por la Administración.
3. Con carácter general, los funcionarios a los que se practique el alta en este registro y se les confieran las correspondientes habilitaciones, deberán estar prestando servicios en las oficinas de asistencia en materia de registro de la Comunidad de Madrid.
No obstante, por motivos organizativos o razones de eficacia procedimental que así lo aconsejen, la dirección general competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano podrá inscribir en este registro a los funcionarios adscritos a otras unidades distintas de las oficinas indicadas, a instancia de la consejería, organismo o ente del que dependan los mismos y conforme al procedimiento contemplado en el artículo 15.
Artículo 6
Protección de datos
1. Los datos personales de los funcionarios que consten en el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid, serán tratados de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente en materia de protección de datos personales, siendo el responsable de su tratamiento el órgano competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano.
2. En relación con el tratamiento de los datos personales de los ciudadanos que se obtengan al prestarles la asistencia, se ajustará, igualmente, a la citada normativa, siendo los responsables de su tratamiento los responsables de las actividades de tratamiento con las que se correspondan las aplicaciones informáticas a las que se deba acceder para proporcionar el servicio, y todo ello hasta que se desarrollen las previsiones contenidas en la disposición transitoria única.
3. En todo caso, será de aplicación lo previsto en la legislación vigente en materia de protección de datos.
Igualmente, se adoptarán las medidas de seguridad necesarias en virtud de lo estipulado en la normativa vigente aplicable, debiendo garantizar el cumplimiento de las medidas de seguridad que establece el Esquema Nacional de Seguridad, aprobado por el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
TÍTULO II
Habilitaciones al personal funcionario inscrito en el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados
Artículo 7
Régimen y clasificación de las habilitaciones
1. Las habilitaciones que se confieran a los funcionarios que se determinen, se inscribirán en el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados y deberán ajustarse a alguna de las siguientes modalidades:
a) Habilitación de carácter general: esta habilitación permitirá realizar los servicios de asistencia correspondientes al ámbito competencial propio de una consejería o de un organismo o ente dependiente de la misma.
b) Habilitación por unidad orgánica: por medio de la misma, el funcionario habilitado podrá realizar los servicios de asistencia correspondientes exclusivamente al ámbito competencial propio de la unidad orgánica a la que se halle adscrito y de aquellas otras que, dentro de la estructura organizativa, dependan directamente de la misma.
A estos únicos efectos, se asimilarán a unidad orgánica las unidades administrativas que dependan de ella, siempre que resulte preciso que la habilitación conferida quede restringida al ámbito funcional de estas últimas.
c) Habilitación por procedimiento administrativo: la extensión de esta habilitación se limitará al procedimiento o procedimientos administrativos que se indiquen expresamente, dentro del ámbito competencial propio de cada consejería o del organismo o ente dependiente de la misma.
2. Se exceptúa de los ámbitos de actuación contemplados en cada una de las modalidades de habilitación referidas en el apartado anterior, los servicios de asistencia relativos a la expedición de copias auténticas, que habrán de ajustarse, en todo caso, a lo dispuesto en el artículo 13.
3. Cada habilitación que se efectúe deberá indicar los servicios de asistencia para los que expresamente se confiere la misma, así como el período de tiempo para el que se otorga.
En caso de no señalarse fecha de finalización de la habilitación, se entenderá su vigencia indefinida hasta que se produzca, en su caso, la baja en dicha habilitación o la baja en el registro, sin perjuicio de las suspensiones que, en su caso, pudieran producirse.
4. Ningún funcionario podrá ser habilitado en más de una de las modalidades descritas, sin perjuicio de las peculiaridades que se hacen constar en el siguiente artículo respecto de la Oficina de Atención al Ciudadano de la Comunidad de Madrid.
5. Las habilitaciones que se otorguen a los funcionarios, así como la prestación de los servicios de asistencia que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 10, se deriven de las mismas, constituyen, en todo caso, parte integrante de las tareas propias de su actividad ordinaria de trabajo y directamente vinculadas al normal desempeño de los puestos a los que se hallen adscritos.
Artículo 8
Régimen especial de habilitación para el personal funcionario adscrito a la Oficina de Atención al Ciudadano de la Comunidad de Madrid
1. Los funcionarios públicos destinados en la Oficina de Atención al Ciudadano de la Comunidad de Madrid podrán ser habilitados, dentro de las modalidades indicadas en el artículo 7, por el titular de la dirección general que la tiene adscrita, para asistir a los interesados en las gestiones propias de la unidad orgánica a la que se encuentre adscrita la misma, y en los servicios de asistencia en actuaciones y trámites de los descritos en el artículo 10, de cualquier consejería y organismo o ente dependiente de ella que se determinen expresamente, tomando en consideración las solicitudes que, a tal efecto, pudieran dirigir los titulares de las secretarías generales técnicas al titular del órgano de adscripción de dicha oficina.
2. La determinación de los servicios de asistencia a los que podrá extenderse la habilitación de estos funcionarios, más allá de las propias del órgano al que se hallen adscritos, se efectuará mediante resolución de la dirección general competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano, que será objeto de publicación en el BOLETÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID, con la periodicidad que fuera necesaria, en función de los servicios de asistencia a los que hubiera de darse cobertura en cada momento, sin perjuicio de la difusión que se realizará, igualmente, a través del Portal de internet de la Comunidad de Madrid y de cuantos otros medios de publicidad pudieran considerarse oportunos.
3. Para la determinación de los servicios de asistencia sujetos a este régimen especial de habilitación, la citada dirección general, junto a la valoración del impacto que pudiera ocasionar en la oficina la asunción temporal de estos servicios y garantizando, en todo caso, que esta podría mantener su correcto funcionamiento, serán tomados en consideración los siguientes criterios de decisión:
a) Previsible concurrencia ciudadana masiva en la actuación o trámite de que se trate, con un volumen ciertamente significativo de solicitudes o escritos.
b) Complejidad técnica de la actuación o trámite que requiera de un refuerzo de personal cualificado y especialmente formado para asistir al interesado en los mismos.
c) Dificultades organizativas internas, de carácter excepcional, de la consejería, organismo o ente competente por razón de la materia, que comprometieran la prestación del servicio de asistencia a los interesados exclusivamente con el personal adscrito a los mismos.
d) Incidencias de carácter tecnológico que imposibilitaran, temporalmente, el servicio de asistencia ciudadana, en tanto no fueran resueltas, siempre que no pudiera ser atendida desde otras unidades de la consejería, organismo o ente afectados.
4. En función de las necesidades que pudiera requerir el personal funcionario que haya de dar apoyo a estas consejerías, organismos y entes dependientes de las mismas, en los servicios de asistencia ciudadana dentro de sus respectivos ámbitos competenciales, y a la vista de la especialización de la materia de que se trate en cada caso, aquellos habrán de impartir las sesiones formativas previas a dicho personal que fueran precisas e, igualmente, deberán dotarles de todos los recursos materiales y tecnológicos que resultaran imprescindibles para el correcto desempeño de sus funciones.
TÍTULO III
Servicios de asistencia ciudadana por funcionarios públicos habilitados
Artículo 9
Ámbito del servicio de asistencia
1. Los funcionarios públicos habilitados asistirán únicamente a aquellas personas físicas que lo soliciten y que, no estando obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración, declaren no disponer de medios electrónicos suficientes para la realización de actuaciones y trámites con la Comunidad de Madrid.
Para ello, el interesado o, en su caso, su representante, deberá identificarse y otorgar su consentimiento expreso para el uso de la firma electrónica del funcionario que vaya a asistirle, cumplimentando, a tal efecto, el formulario que se incorpora como anexo.
2. Con carácter previo a iniciar el servicio de asistencia, el interesado presentará, para su identificación, el DNI o, cuando fuera extranjero, el NIE, o el pasaporte, todos ellos en vigor en el momento de requerir el servicio de asistencia de que se trate, debiendo dar posteriormente su consentimiento expreso al uso de la firma electrónica por el funcionario público habilitado para realizar cada una de las actuaciones administrativas en las que haya de concretarse dicho servicio de asistencia.
Estos mismos requerimientos serán exigidos al representante, que únicamente podrá actuar en nombre de personas físicas, y atendiendo a lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, siendo responsabilidad de las unidades gestoras de los expedientes o actuaciones que, en su caso, se inicien por este medio, la verificación de la validez y extensión de dicha representación.
Artículo 10
Actuaciones y trámites susceptibles de ser realizados mediante funcionario público habilitado
1. Las actuaciones y trámites que se indican a continuación, podrán ser efectuados mediante funcionario público habilitado que asistirá a los interesados en la identificación y firma electrónica que se requieren para la realización de los mismos:
a) Consulta de la información de los expedientes administrativos que solicite el interesado, dentro de aquellos que consten en el sistema de información de expedientes (SIEX), o aportación documental a expedientes a través de dicho sistema.
b) Obtención de certificados y licencias expedidas a nombre del interesado, a las que se pueda tener acceso a través del servicio de respuesta inmediata (SERI).
c) Entrega o, en su caso, rechazo a través del sistema de notificaciones electrónicas (NOTE), de las notificaciones telemáticas y postales practicadas al interesado que se encuentren disponibles en sede electrónica.
d) Presentación de solicitudes a través del registro electrónico general, siendo necesaria la autenticación fehaciente del interesado cuando así se disponga expresamente en los mismos.
Este servicio de asistencia podrá comprender la realización del pago de tasas y precios públicos que, en su caso, pudieran venir exigidos por la normativa reguladora del procedimiento de que se trate, a cuyos efectos, los funcionarios habilitados dispondrán de los medios electrónicos o telemáticos necesarios para hacer efectivo dicho pago.
e) Expedición de copias auténticas que sean solicitadas por el interesado de documentos que obren en poder de la Administración y que hayan sido expedidos por esta, o bien de los entregados a la misma por el propio interesado.
f) Inscripción del apoderamiento apud acta, mediante comparecencia personal del interesado en las oficinas de asistencia en materia de registro, en los términos y con el alcance dispuesto, a estos efectos, en la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
g) Cualquier otro trámite o actuación que requiriese la identificación y firma electrónica del interesado en los términos previstos en el presente reglamento y que así lo dispusiera la normativa que pudiera resultar aprobada con posterioridad a la entrada en vigor del presente Decreto.
2. Una vez prestado el servicio de asistencia, se hará entrega al interesado del correspondiente justificante, en el que deberá constar, al menos, el número de referencia, la fecha y el servicio concreto en el que ha sido asistido, facilitándole, asimismo, una copia del consentimiento expreso firmado por el interesado y por el funcionario público habilitado.
3. En caso de existir circunstancias impeditivas de la prestación del servicio de asistencia solicitado, se informará de dicho extremo al interesado, dejando constancia motivada mediante la correspondiente diligencia, de la que se facilitará copia al mismo.
Sin perjuicio de ello, al interesado que, ante la imposibilidad manifestada, así lo requiera, se le proporcionará el correspondiente formulario de sugerencias y quejas a los efectos que, en su caso, considere oportunos.
4. Los funcionarios públicos habilitados no tendrán responsabilidad alguna ni del contenido de la documentación aportada por los interesados ni de la veracidad de lo que estos declaren ni del cumplimiento de los requisitos exigidos en cada una de las solicitudes, trámites o procedimientos.
Serán las unidades competentes por razón de la materia o del procedimiento de que se trate las que, en su caso, deberán efectuar las comprobaciones oportunas, y, todo ello, sin perjuicio de las responsabilidades penales, civiles o administrativas en la que pudieran incurrir los interesados por la falsedad de lo aportado o declarado.
Artículo 11
Situación de expedientes
1. Las habilitaciones que se confieran para acceder a la situación de los expedientes administrativos que el interesado haya tramitado o se encuentre tramitando con la Administración de la Comunidad de Madrid, distinguirán entre las que se limiten a realizar la consulta a uno o varios expedientes, de aquellas otras que se extiendan a la aportación documental a un determinado expediente, en ambos casos a través del aplicativo de situación de expedientes.
2. Tanto en la consulta referida a determinados expedientes, como para la aportación documental, el interesado deberá identificar expresamente el procedimiento o procedimientos concretos sobre los que solicita tales actuaciones.
Artículo 12
Notificaciones electrónicas
Las notificaciones electrónicas que, a instancia del interesado o de su representante, sean entregadas o rechazadas por estos a través de la asistencia de un funcionario habilitado, producirán, en todo caso, los mismos efectos que los dispuestos para las notificaciones recepcionadas o rehusadas directamente por el propio interesado o su representante.
En todo caso, en cuanto al tratamiento de estas notificaciones, se dará debido cumplimiento a lo establecido en el artículo 41 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Artículo 13
Copias auténticas
1. La expedición de copias auténticas por funcionario público habilitado se regirá por lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
2. Cuando la solicitud de copia auténtica se efectúe por el interesado ante un funcionario público habilitado a tal efecto de una oficina de asistencia en materia de registro o, en su caso, ante una unidad orgánica o administrativa que no se corresponda con la del órgano que emitió el documento original, dicho empleado solo podrá expedirla si, a la vista de la solicitud formulada, tiene atribuida esa potestad por el órgano que emitió el documento original.
De no ser así, el funcionario público habilitado habrá de limitarse a asistir al interesado en el uso de medios electrónicos, remitiendo por registro electrónico la solicitud al órgano que emitió el documento original, quien deberá expedirla en el plazo de cinco días a contar desde la recepción de la solicitud, todo ello de conformidad con lo establecido en el artículo 27.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
3. La copia auténtica de aquellos documentos que contengan datos nominativos podrá ser solicitada por los titulares de tales datos, debiendo ajustarse, en todo momento, a la normativa aplicable en materia de protección de datos.
Cuando el documento contenga datos personales que pudieran afectar a la intimidad de los titulares, la copia solo podrá ser solicitada por estos, con sujeción a lo establecido en el artículo 6 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en el artículo 9 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
Artículo 14
Sistema de cita previa
1. A través del sistema de cita previa, que habrá de ponerse a disposición de los interesados para personarse en las oficinas de asistencia en materia de registro o en las unidades orgánicas y administrativas correspondientes, se garantizará el funcionamiento eficiente del servicio prestado a través de funcionario público habilitado, sin menoscabo del resto de funciones que corresponda a todas ellas.
2. Cada oficina de asistencia en materia de registro, bajo su criterio y responsabilidad, procederá a la ordenación interna del servicio de cita previa en función del personal funcionario habilitado del que disponga, si bien deberá garantizarse, en cualquier caso, la prestación de la totalidad de los servicios de asistencia a los interesados señalados en el artículo 10.
Estos mismos términos resultarán de aplicación en el caso de los servicios que hayan de prestarse por funcionarios públicos habilitados adscritos a unidades orgánicas o administrativas, respecto de las asistencias a efectuar en sus respectivos ámbitos competenciales.
TÍTULO IV
Procedimiento de inscripción y habilitación en el Registro de Funcionarios Públicos Habilitados de la Comunidad de Madrid
Artículo 15
Procedimiento de inscripción en el registro y otorgamiento de habilitaciones
1. Todas las actuaciones previstas en el presente artículo serán practicadas electrónicamente a través del propio aplicativo que da soporte a este Registro de Funcionarios Públicos Habilitados.
2. La competencia para la gestión centralizada del Registro de Funcionarios Públicos Habilitados, la autorización del acceso al mismo, la inscripción del alta y de la habilitación inicial que comprende la misma, así como de la baja o suspensión en dicho registro y la coordinación de las actuaciones que deriven del mismo, corresponde a la dirección general competente en materia de Coordinación General de la Atención al Ciudadano.
La citada dirección general se encargará de la inscripción de altas y bajas y, en su caso, de la suspensión en el registro de los funcionarios, a instancia de la consejería a la que estén adscritos.
El alta en el registro que efectúe, en su caso, la referida dirección general, irá inexcusablemente acompañada de la habilitación inicial del personal funcionario en los términos y con la extensión que, en cada caso, proceda, a la vista de las solicitudes que formulen las consejerías, a través de sus respectivos coordinadores de atención al ciudadano.
3. Las habilitaciones posteriores que hubieran de practicarse en la gestión ordinaria para modificar la inicialmente otorgada con el alta, ya sea para ampliar su alcance, o bien a fin de concretar o restringir los términos de la misma, serán realizadas, directamente y bajo su responsabilidad, por la consejería a las que se encuentre adscrito el funcionario público de que se trate en cada caso, a través de sus respectivos coordinadores de atención al ciudadano.
4. Los coordinadores de atención al ciudadano de cada consejería serán los responsables de mantener actualizada la información que conste en el registro, incluida la relativa a las modificaciones de las características y condiciones de sus funcionarios públicos habilitados y la adscripción orgánica de los mismos.
Artículo 16
Publicidad en el Portal de internet de la Comunidad de Madrid
1. En el Portal de internet de la Comunidad de Madrid se publicará una relación de las actuaciones y trámites que puedan efectuarse por funcionarios habilitados, así como las oficinas y, en su caso, unidades orgánicas y administrativas en las que se prestarán estas asistencias, con el alcance que corresponda en cada una de ellas.
Esta información habrá de encontrarse permanentemente actualizada, siendo responsabilidad de cada consejería realizar las modificaciones pertinentes para mantener renovada la misma.
2. En el Portal de Transparencia de la Comunidad de Madrid, cada consejería habrá de hacer pública la información correspondiente a los servicios prestados bajo este régimen de habilitación, con especial referencia al número de asistencias realizadas, y su distribución por ámbitos competenciales y de actuación.