Gestión de documentos CASTILLA LA MANCHA

Orden 17/2019, de 14 de enero, de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, por la que se modifica el anexo III Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam) del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.

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La Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha contiene el conjunto de directrices reguladas por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que definen la creación y gestión de documentos en cualquier soporte, auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades de las entidades de su Sector Público y que tiene como finalidad garantizar la gestión y la información administrativa, el derecho de acceso de las personas a los documentos y la conservación del patrimonio documental.
En la Disposición final primera. Habilitación normativa, del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, se autoriza a la persona titular de la Consejería competente en materia de Administraciones Públicas a la adaptación, modificación y desarrollo de los datos técnicos contenidos en los anexos de la Política de Gestión de Documentos del citado Decreto.
En el anexo III del Decreto, Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam), se indican los metadatos obligatorios que han de añadirse a los aplicativos del Registro Único y a los del Catálogo de Trámites y Servicios del Siaci. Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Por eso, la identificación de tipos de procedimientos y trámites administrativos comprende el conjunto de operaciones destinadas a analizar la función, el contenido informativo, la estructura y el contexto de los documentos generados en cada actividad administrativa, a fin de determinar los metadatos que deban asociarse desde su inicio.
Entre todos los metadatos obligatorios, destacan los específicos que categorizan los citados procedimientos mediante una clasificación funcional o los que los categorizan con la utilización de las clasificaciones taxonómicas de determinados lenguajes documentales, cuya responsabilidad en su aplicación recae en el Archivo de Castilla-La Mancha.
En la actualidad, hay que destacar la trascendencia que ha tomado la transparencia, entendida ésta como la puesta a disposición de las personas de la información pública en los más amplios términos posibles, partiendo de la premisa de que el conocimiento es un derecho de todas las personas y que, además, esa información hay que ofrecerla en formatos abiertos y accesibles, estableciendo las condiciones necesarias para que los datos publicados sean reutilizables.
Estos datos deben seguir los estándares de identificación, clasificación y metadatos en base a lo previsto en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, así como en el anexo IV de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Reutilización de recursos de la información (Resolución de 19 de febrero de 2013, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas).
Igualmente, el Sistema de Información Administrativa (SIA) es una aplicación informática cuya función básica es la de actuar como catálogo de información sobre tramitación administrativa, incluyéndose procedimientos administrativos y servicios tanto los dirigidos a la ciudadanía como los propios de las administraciones públicas, y con el que voluntariamente pueden enlazar e interoperar los inventarios de información administrativa del resto de Administraciones Públicas. Para estructurar todos estos procedimientos se publicó en el año 2017, por parte de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, una Guía de contenidos del SIA, que contiene una lista de materias que los clasifican temáticamente, compuesta de 31 valores no excluyentes (un mismo asunto puede tener asignados dos o más valores, con un máximo de tres) y que recoge información sobre los diferentes criterios de búsqueda que permiten acceder a la información sobre cada trámite.
AÑO XXXVIII Núm. 27 7 de febrero de 2019 3295
Por todo ello, mediante esta Orden resulta imprescindible modificar el citado Anexo III e introducir dos nuevos metadatos obligatorios para cada uno de los procedimientos generados por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha e incluirlos en el Esquema Institucional de Metadatos (Emecam), recogiendo tanto las taxonomías recogidas en el anexo IV de la citada Norma Técnica de Interoperabilidad de reutilización de recursos de la información, como la clasificación temática estructurada para categorizar los procedimientos administrativos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que se integren en el SIA recogida en el anexo I de la Guía de Contenidos del Sistema de Información Administrativa.
En su virtud, y de las competencias atribuidas por el Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y en ejercicio de las facultades atribuidas por el artículo 23 de la Ley 11/2003, de 25 de septiembre, del Gobierno y del Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha, dispongo
Artículo único. Modificación del Anexo III. Esquema Institucional de Metadatos (Emecam) del Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
El citado Anexo III queda modificado del siguiente tenor:
Anexo III
Esquema Institucional de Metadatos de Castilla-La Mancha (Emecam)
Emecam 12.4 Punto de acceso taxonomía RRI Definición Término(s) establecido(s) en el Anexo IV de la NTI de reutilización de recursos de información (BOE 4 de marzo de 2013). Equivalencia eEMGDE (ENI) Ejemplos Demografía, Medio Rural, Sector Público
Emecam 12.7 – Punto de acceso taxonomía SIA Definición Uno de los términos establecidos para el atributo “Materia” del Sistema de Información Administrativa del Estado (SIA) Equivalencia eEMGDE (ENI) Ejemplos Empresas, Comunicación, Estadísticas
Disposición final primera. Determinación de los metadatos.
Será responsabilidad del Archivo de Castilla-La Mancha determinar estos metadatos y asociarlos desde el inicio a cada uno de los procedimientos administrativos.
Disposición final segunda. Entrada en vigor
La presente orden entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha.
Toledo, 14 de enero de 2019
El Consejero de Hacienda y Administraciones Públicas JUAN ALFONSO RUIZ MOLINA